Belege prüfen
Steuern sind anspruchsvoll
Bevor die automatische Synchronisation aktiviert wird, sollte sichergestellt werden, dass die erstellten Rechnungen und Gutschriften korrekt sind. Im folgenden Artikel wird beschrieben, wie Belege anhand von Testbestellungen geprüft werden können.
Obwohl wir nach bestem Wissen dafür sorgen, dass die Standardeinstellungen dieser App den gängigen Regeln zur ordentlichen Belegerstellung entsprechen, so gibt es dennoch zahlreiche Fälle, in denen die Anforderungen vom Standard abweichen.
Testbestellung erstellen
Um die Belegerstellung zu prüfen, erstelle zuerst eine Shopify-Testbestellung.
A. Bestellentwurf anlegen
Erstelle einen neuen Bestellentwurf.
B. Füge unterschiedliche Artikel hinzu
Wenn deine Produkte unterschiedliche Steuersätze verwenden, füge mindestens ein Produkt jedes Steuersatzes hinzu, damit du die Steuerberechnung kontrollieren kannst.
C. Verwende Positions- und Bestellrabatte
Shopify bietet eine Vielzahl unterschiedlicher Möglichkeiten, um die Bestellsumme über Rabatte zu verändern. Füge deiner Testbestellung möglichst viele Rabatte hinzu, da sich diese ebenfalls auf die Steuerberechnung auswirken.
D. Konfiguriere Versandkosten
Verwende bestehende Versandkostenregeln, oder lege diese individuell fest.
E. Wähle einen Kunden
Damit wir die Bestellung nicht ignorieren, muss ihr ein Kunde zugewiesen werden. Gib außerdem eine abweichende Rechnungsadresse an, damit du besser nachvollziehen kannst, wie sich dies auf die Rechnungserstellung auswirkt.
F. Wandle den Entwurf in eine Bestellung um
Setze einen Haken bei "Zahlung später fällig" und schließe den Vorgang mit einem Klick auf den Button "Bestellung anlegen" ab.
Nachdem du die Bestellung erstellt hast, sendet Shopify eine Benachrichtigung (Webhook), die uns über die Bestellung informiert. Anschließend kannst du die Bestellung in der App ansehen.
Erstelle eine Rechnung
Wir werden die Testbestellung verwenden, um eine Rechnung zu erstellen, die du dann auf ihre Richtigkeit überprüfen kannst.
A. Öffne die Testbestellung in dieser App
Gehe zu Bestellungen und wähle die Testbestellung aus.
Nutze gegebenenfalls die Suche, indem du die Bestellnummer der Testbestellung eingibst._
B. Erstelle einen Rechnungsentwurf
Da die Synchronisation noch nicht aktiviert wurde, wird dir die Warnung „Keine Rechnung gefunden“ angezeigt. Klicke innerhalb der Warnung auf Neue Rechnung erstellen, um die Bestellung an sevdesk zu übermitteln.
Rechnungsentwürfe werden noch nicht festgeschrieben und können jederzeit aus sevdesk gelöscht werden.
Prüfe die Rechnung auf Fehler
Nachdem du deine erste Rechnung erstellt hast, wird sie dir in der Bestellansicht angezeigt. Du kannst sie nun entweder über den Button "Vorschau" direkt betrachten, in sevdesk öffnen ("Rechnung") oder die PDF-Datei herunterladen ("Download").
Was tun, wenn ich einen Fehler finde?
- Stelle zuerst sicher, dass die automatische Synchronisation deaktiviert ist
- Befasse dich etwas näher mit den Einstellungen
- Lies etwas mehr über Webhooks
- Wirf auch einen Blick in die sevdesk Knowledge-Base
- Kontaktiere uns, wenn du nicht mehr weiter weißt
Aktiviere die automatische Synchronisation
Nachdem du die erste Rechnungsprüfung erfolgreich abgeschlossen hast, ist es an der Zeit, die automatische Synchronisation zu aktivieren und zu überprüfen.
Durch die Aktivierung der Einstellung werden die Webhooks (Shopify-Ereignisse) aktiviert. Du kannst mehr über diese Hintergrundprozesse erfahren, wenn du dich mit Webhooks befasst.
Nehme Änderungen an der Bestellung vor
Da die Rechnung bisher noch nicht festgeschrieben wurde, kannst du die Bestellung frei bearbeiten; die zugehörige Rechnung wird dadurch automatisch aktualisiert, nachdem Shopify uns den Webhook ORDERS_UPDATED gesendet hat.
Im Bereich "Ereignisse" kannst du nachvollziehen, welche Schritte ausgeführt wurden.
Rechnungen werden in der Regel nach Zahlung und Versand festgeschrieben.
Schreibe die Rechnung fest
Nach der Aktivierung der automatischen Synchronisation kannst du den Abschluss der Rechnung testen, indem du die Bestellung in Shopify versendest und als bezahlt markierst.
Dabei wird die Rechnung festgeschrieben und kann danach nicht mehr verändert oder gelöscht werden. Aber keine Sorge, wir werden auch gleich noch eine Gutschrift erstellen.
A. Markiere die Bestellung als bezahlt
Begib dich zurück zur Shopify-Bestellung und markiere die Bestellung als bezahlt, indem du über den Button "Zahlung erfassen" auf "Als bezahlt markieren" klickst.
Shopify meldet diese Änderung über ORDERS_UPDATED. Die App kann daraufhin eine Zahlung erstellen und mit der Rechnung verbuchen.
B. Erfülle alle Positionen
Erfülle als Nächstes sämtliche Positionen der Bestellung, indem du ihren Versand bestätigst.
Shopify meldet auch den Versand über ORDERS_UPDATED. Sobald der von dir gewählte Festschreibungszeitpunkt erreicht ist, schreibt die App die Rechnung fest.
Du erkennst festgeschriebene Belege am Schloss-Symbol ()
Erzeuge Gutschriften
Wenn du die Gutschrifterstellung testen möchtest, muss die Rechnung bereits festgeschrieben sein. Erstattungen, die vor der Rechnungsfestschreibung vorgenommen wurden, können bereits in der Rechnung berücksichtigt sein und führen dann nicht zwingend zu einer separaten Gutschrift.
Wenn du einzelne Positionen oder eine ganze Bestellung in Shopify zurückerstattest, sendet Shopify den Webhook ORDERS_UPDATED. Nach einer erfolgreichen Rückzahlung kann die App entsprechend deiner Einstellungen eine Gutschrift erstellen.
Gutschriften werden in der Bestellansicht unterhalb der Rechnungen angezeigt
Prüfe die Gutschrift auf Fehler
Nachdem du deine erste Gutschrift erstellt hast, wird sie dir in der Bestellansicht angezeigt. Du kannst sie nun – wie die Rechnung – entweder über den Button „Vorschau“ direkt betrachten, in sevdesk öffnen („Gutschrift“) oder die PDF-Datei herunterladen („Download“).
Was tun, wenn ich einen Fehler finde?
- Deaktiviere die Synchronisation, damit keine weiteren Belege erstellt werden
- Befasse dich etwas näher mit den Einstellungen
- Lies etwas mehr über Webhooks
- Wirf auch einen Blick in die sevdesk Knowledge-Base
- Kontaktiere uns, wenn du nicht mehr weiter weißt
Regelmäßige Kontrolle
Herzlichen Glückwunsch, das Schwerste ist geschafft! Wir übernehmen ab sofort einen Großteil deiner mühseligen Buchhaltung für dich. 🥳