Belege buchen

Belege mit Zahlungen verbuchen

Vielleicht ist dir bereits aufgefallen, dass die erstellten Testbelege nach ihrer Festschreibung als fällig markiert wurden, obwohl du die Bestellung in Shopify als bezahlt markiert hast. "Fällig" bedeutet, dass sie bisher noch nicht mit einer sevdesk-Zahlung verbucht wurden.

Normalerweise werden Belege in sevdesk manuell mit den entsprechenden Zahlungen von Zahlungskonten verbucht. Natürlich ist das in diesem Fall ebenfalls möglich.

Shopify stellt dir viele unterschiedliche Zahlungsmethoden zur Verfügung. Einige davon, z. B. PayPal, lassen sich als sevdesk-Bankkonto integrieren, wodurch Zahlungen automatisch in sevdesk importiert werden. Für die Mehrzahl der Zahlungsmethoden besteht diese Möglichkeit jedoch nicht.

Du müsstest diese Zahlungen also entweder manuell erstellen oder regelmäßig eine Vielzahl unterschiedlicher Verrechnungskonten über CSV-Dateien synchronisieren.

Stattdessen kannst du Shopify-Zahlungsmethoden mit sevdesk-Zahlungskonten verknüpfen und je nach Zahlungsmethode automatisch Zahlungen generieren und diese mit den zugehörigen Belegen verbuchen.

Wird ein Onlinekonto bereits von sevdesk synchronisiert, kannst du dieses Konto ebenfalls bei der passenden Zahlungsmethode auswählen. Bei einer neuen Verknüpfung erstellt die App keine zusätzliche Zahlung. sevdesk ordnet den importierten Umsatz bei ausreichender Übereinstimmung automatisch zu oder zeigt dir einen Vorschlag zur Prüfung.

Bereits eingerichtete Standardkonten und Buchungsoptionen bleiben unverändert erhalten – auch bei Onlinekonten. Du musst bestehende Verknüpfungen nicht neu einrichten.

Soll eine Zahlungsmethode das gewählte Standardkonto nicht verwenden, schließe sie über das X in ihrer Zeile davon aus.

Zahlungsmethode mit sevdesk-Konto verknüpfen

Bei einem Verrechnungs- oder Datenimport-Konto kannst du entscheiden, ob die App Zahlungen erstellt beziehungsweise Belege verbucht. Bei einer neuen Verknüpfung mit einem von sevdesk synchronisierten Onlinekonto speichert die App nur die Kontoverknüpfung und erstellt keine zusätzliche Zahlung.

In diesem Beispiel werden wir die Shopify-Zahlungsmethode manuell mit dem sevdesk-Verrechnungskonto Kasse verbinden.

Zahlungskonten erstellen

Du kannst sowohl Bankkonten als auch Verrechnungskonten verwenden. In der Regel sind Verrechnungskonten jedoch die bessere Wahl.

  1. Öffne die sevdesk-Zahlungskonten
  2. Klicke auf den Button "Zahlungskonto hinzufügen"
  3. Wähle im oberen Bereich den Typ "Verrechnungskonto" aus
  4. Gib im Feld "Kontoname" den Wert Kasse ein
  5. Wähle das Buchungskonto in Rücksprache mit deinem Steuerberater aus
  6. Erstelle das Verrechnungskonto mit einem Klick auf den Button "Konto hinzufügen"

Verknüpfung einrichten

Bei der Einrichtung der Verknüpfung kannst du außerdem sehen, wie viele Bestellungen zu der jeweiligen Zahlungsmethode existieren.

  1. Öffne die Zahlungseinstellungen
  2. Wähle die Zahlungsmethode "Manuell" aus
  3. Starte den Verknüpfungsdialog mit einem Klick auf den Button "Konto verknüpfen"
  4. Wähle das sevdesk-Zahlungskonto "Kasse" aus
    • Klicke auf den Button "Konten neu laden", falls das Konto nicht angezeigt wird
  5. Aktiviere die Checkbox, um Zahlungen zu erstellen und zu verbuchen
  6. Bestätige den Dialog mit einem Klick auf den Button "Verknüpfen"
  7. Speichere die Einstellungen

Verbuchung kontrollieren

In Zukunft wird für Bestellungen mit der Zahlungsmethode Manuell, die Shopify als vollständig bezahlt meldet, jeweils eine Zahlung auf dem Verrechnungskonto Kasse erstellt und mit der zugehörigen Rechnung verbucht.

  1. Erstelle eine neue Testbestellung
  2. Markiere die Bestellung als bezahlt und versendet
  3. Öffne die Bestellung in der Bestellansicht
  4. Die zugehörige Rechnung sollte als bezahlt markiert sein

Sollte die Rechnung dennoch als fällig markiert sein, prüfe die Zahlungseinstellungen und die Ereignisse unterhalb der Belege in der Bestellansicht.

Erweiterte Integrationen

Einige der Shopify-Zahlungsmethoden können in sevdesk integriert werden. Dabei werden die Zahlungen direkt in sevdesk importiert. Um diese anschließend automatisch mit den passenden Belegen zu verbuchen, können erweiterte Integrationen verwendet werden.

PayPal

Verbinde PayPal zunächst direkt mit sevdesk. Ist PayPal in der App noch nicht verknüpft, wählst du unter Einstellungen → Zahlungen bei der Zahlungsmethode PayPal das von sevdesk synchronisierte Konto aus; bei einer neuen Einrichtung erkennt die App ein eindeutiges PayPal-Konto automatisch. Diese Kontoverknüpfung ist in allen App-Abonnements verfügbar. sevdesk importiert die PayPal-Umsätze und ordnet passende Zahlungen automatisch zu oder zeigt dir einen Vorschlag zur Prüfung; bei einer neuen Verknüpfung erstellt die App keine zusätzliche Zahlung. Bestehende Zahlungszuordnungen und Buchungsoptionen werden nicht automatisch geändert.

Die Erweiterte PayPal-Integration benötigt mindestens das Standard-Abonnement. Ist dieses beim Auswählen des Standardkontos bereits aktiv, wird die Integration bei einer neuen Einrichtung automatisch aktiviert, sobald genau ein von sevdesk synchronisiertes PayPal-Konto erkannt wird. Dabei werden die Shopify-Zahlungsinformationen der letzten 60 Tage einmalig importiert. Bei bereits eingerichteten Shops bleibt die bisherige Einstellung unverändert; ist die Integration dort noch nicht aktiv oder wird das PayPal-Konto nicht eindeutig erkannt, aktivierst du sie unter Einstellungen → Zahlungen einmalig manuell. Anschließend gleicht die App regelmäßig die PayPal-Transaktions-ID ab und verbucht passende offene Zahlungen mit Belegen.

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