Häufige Fragen

Einrichtung und Datenübertragung

Warum fehlt eine ältere Bestellung in der App?

Beim Verbinden werden Bestellungen der vergangenen 60 Tage importiert. Für ältere Bestellungen benötigst du den historischen Bestellungsimport, ein Premium-Abonnement und die Shopify-Berechtigung READ_ALL_ORDERS. Der Import erstellt noch keine Belege; diese kannst du anschließend über die Bestellübersicht erzeugen.

Wie werden Kundendaten an sevdesk übertragen?

Sobald die App eine Bestellung verarbeitet, legt sie den passenden sevdesk-Kontakt an oder ordnet ihn zu. Die Kontakterstellung kann nicht deaktiviert werden; Shopify-Kunden werden jedoch nicht vorab gesammelt übertragen. Unter Einstellungen → Kontakte konfigurierst du stattdessen Kategorie, übertragene Kontaktdetails und Tags.

Woran erkennt die App einen Firmenkontakt?

Bei neuen sevdesk-Kontakten zählt das Firmenfeld der verwendeten Shopify-Adresse. Die USt-ID wird unabhängig davon übertragen. Details findest du unter Geschäftskunden und USt-IDs.

Kann ich bereits vorhandene sevdesk-Produkte verwenden?

Ja. Öffne Einstellungen → Produkte, wähle Bestehende Produkte verknüpfen und verwende die Shopify-SKU, den Barcode oder die Varianten-ID als Artikelnummer. Die App vergleicht den Wert mit dem sevdesk-Feld Art.-Nr. und verknüpft eine Variante nur mit genau einem passenden Produkt; leere Werte und nicht eindeutige Treffer bleiben unverknüpft. Produktdaten und Bestände in sevdesk werden dabei nicht verändert, die Inventarsynchronisierung ist in diesem Modus nicht verfügbar. Nach neuen Varianten oder Änderungen an der gewählten Artikelnummer startest du den Abgleich über Neu abgleichen erneut. Weitere Hinweise findest du unter Produkte verknüpfen und übertragen.

Welche Adresse verwendet die App für einen Beleg?

Die App verwendet zuerst die in der Shopify-Bestellung hinterlegte Rechnungsadresse, ersatzweise die Lieferadresse. Fehlen beide, kann beim Import die Standardadresse des Shopify-Kunden übernommen werden. Ist auch dort keine verwendbare Anschrift vorhanden, kann die Bestellung nicht verarbeitet werden. Änderungen an Shopify-Adressen verändern bereits festgeschriebene Belege nicht rückwirkend.

Kann ich mehrere Shopify-Shops mit demselben sevdesk-Konto verbinden?

Ja. Verwende in jedem Shopify-Shop ein eindeutiges Präfix für Bestellnummern, damit Belege zuverlässig zugeordnet werden können.

Warum synchronisiert die App plötzlich nicht mehr?

Prüfe auf der App-Übersicht oder unter Einstellungen → Allgemein → Verbindung, ob der sevdesk-API-Token noch gültig ist. Einen geänderten oder widerrufenen Token kannst du über den Einrichtungsassistenten ersetzen. Kontrolliere danach die betroffenen Bestellungen und ihre App-Ereignisse; fehlende Belege kannst du dort erneut erstellen.

Rechnungen und Bestellungsänderungen

Warum wurde keine Rechnung automatisch erstellt?

Prüfe zuerst die Verbindung sowie unter Einstellungen → Rechnungen → Rechnungserstellung, ob die automatische Erstellung aktiv ist und ab welchem Bestelldatum sie gilt. Bestellungen vor diesem Startdatum, ausgeschlossene Bestell- oder Kundentags, Bestellungen mit einem Gesamtbetrag von 0,00 € und fehlende Übertragungen können die Erstellung verhindern. Den konkreten Grund findest du normalerweise in den App-Ereignissen der Bestellung.

Werden spätere Änderungen einer Bestellung auf die Rechnung übertragen?

Solange eine Rechnung noch nicht festgeschrieben ist, kann die App sie bei weiteren Bestellungsänderungen aktualisieren. Festgeschriebene Rechnungen werden nicht mehr verändert. Wähle den Zeitpunkt der Festschreibung deshalb so, dass typische Bestellungsänderungen bereits erfolgt sind; spätere Korrekturen müssen über sevdesk oder eine Gutschrift abgebildet werden.

Was bedeuten Entwurf, fällig und festgeschrieben?

Ein Entwurf hat noch keine endgültige Rechnungsnummer und kann bearbeitet werden. „Fällig“ beschreibt den Zahlungsstatus und bedeutet nicht, dass die Rechnung festgeschrieben ist. Eine festgeschriebene Rechnung erkennst du in sevdesk am Schlosssymbol. Den Zeitpunkt der Festschreibung legst du unter Einstellungen → Rechnungen → Rechnungsfestschreibung fest. Sollen Rechnungen ohne Festschreibung durch die App als Entwurf angelegt werden, wähle dort „Rechnungen durch die App niemals festschreiben“ und zusätzlich unter Rechnungsaufbau → Rechnungsnummer „Rechnungsnummern erst zum Festschreibungszeitpunkt vergeben“.

Wie ordne ich eine bestehende sevdesk-Rechnung einer Bestellung zu?

Trage die Shopify-Bestellnummer in das sevdesk-Feld Referenz der Rechnung ein. Öffne danach die Bestellung in der App und wähle Belege importieren. Weitere Hinweise findest du unter System migrieren.

Erstattungen und Gutschriften

Warum ist eine Erstattung bereits in der Rechnung enthalten?

Wenn eine Shopify-Erstattung vor der Rechnungsfestschreibung abgeschlossen wurde und beim Aktualisieren des Rechnungsentwurfs berücksichtigt werden konnte, enthält die Rechnung nur noch den verbleibenden Betrag. Eine zusätzliche Gutschrift für dieselbe Erstattung wäre dann doppelt.

Warum wurde für eine Erstattung keine Gutschrift erstellt?

Eine Gutschrift setzt eine zugeordnete, festgeschriebene Rechnung, eine aktive Gutschrifterstellung und eine vollständig verarbeitete Erstattung voraus. Ausstehende, fehlgeschlagene, stornierte oder noch nicht vollständig abgeglichene Erstattungen werden nicht verarbeitet. Wurde die Erstattung schon in der Rechnung berücksichtigt, ist ebenfalls keine separate Gutschrift erforderlich. Prüfe die App-Ereignisse und die Gutschriftseinstellungen.

Zahlungen, PayPal und Shopify Payments

Warum ist eine in Shopify bezahlte Rechnung in sevdesk noch fällig?

Der Shopify-Zahlungsstatus und die Verbuchung in sevdesk sind zwei getrennte Vorgänge. Eine Rechnung gilt dort erst als bezahlt, wenn ihr eine passende Zahlung zugeordnet wurde. Verknüpfe dazu unter Einstellungen → Zahlungen die verwendete Shopify-Zahlungsmethode mit einem sevdesk-Zahlungskonto. Bei einem selbst verwalteten Konto aktivierst du zusätzlich die passende Verbuchungsoption; bei einer neuen Verknüpfung mit einem von sevdesk synchronisierten Onlinekonto übernimmt sevdesk die Zuordnung. Bestehende Standardkonten und Buchungsoptionen bleiben erhalten. Soll eine Zahlungsmethode das Standardkonto nicht verwenden, schließe sie über das X in ihrer Zeile davon aus. Hinweise findest du unter Belege buchen.

Warum fehlt zu einer Bestellung eine Zahlung?

Shopify muss eine erfolgreiche Transaktion bereitstellen und die betreffende Zahlungsmethode muss unter Einstellungen → Zahlungen mit einem sevdesk-Zahlungskonto verknüpft sein. Bei einem Datenimport-Konto aktivierst du dort Zahlungen auf dem Bankkonto erstellen und bei Bedarf Zahlungen mit Belegen verbuchen; bei einem Verrechnungskonto aktivierst du Belege auf dem Verrechnungskonto buchen. Bereits von sevdesk synchronisierte Onlinekonten kannst du ebenfalls auswählen: Bei einer neuen Verknüpfung erstellt die App keine zusätzliche Zahlung, während sevdesk den importierten Umsatz automatisch zuordnet oder zur Prüfung vorschlägt. Bisherige Buchungsoptionen bestehender Verknüpfungen bleiben erhalten. Eine nachträglich aktivierte Verknüpfung verarbeitet ältere Bestellungen nicht automatisch; prüfe die App-Ereignisse und verarbeite die Bestellung bei Bedarf erneut.

Wie werden PayPal-Zahlungen verbucht?

Verbinde PayPal zunächst direkt mit sevdesk. sevdesk importiert die Umsätze und ordnet passende Zahlungen automatisch zu oder schlägt eine Zuordnung vor; bei einer neuen Kontoverknüpfung erstellt die App keine zusätzlichen Zahlungen. Die Erweiterte PayPal-Integration gleicht zusätzlich die PayPal-Transaktions-ID aus Shopify ab und verbucht passende Zahlungen automatisch mit Belegen. Ist beim Auswählen des Standardkontos in einer neuen Einrichtung bereits mindestens das Standard-Abonnement aktiv und erkennt die App genau ein von sevdesk synchronisiertes PayPal-Konto, aktiviert sie die Integration automatisch. Bei bereits eingerichteten Shops bleiben die bisherigen Zahlungszuordnungen und Buchungsoptionen unverändert; ist die Integration dort noch nicht aktiv oder wird das Konto nicht eindeutig erkannt, aktivierst du sie unter Einstellungen → Zahlungen einmalig manuell.

Wie übertrage ich Gebühren von Shopify Payments?

Öffne unter Einstellungen → Zahlungen die Zahlungsmethode Shopify Payments, verknüpfe ein sevdesk-Bankkonto und aktiviere Transaktionsgebühren übertragen. Dafür wird ein Datenimport-Konto benötigt; auf einem Verrechnungskonto kann die Option nicht aktiviert werden. Die Funktion benötigt außerdem mindestens das Premium-Abonnement.

Angebote, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine

Wann werden Aufträge erstellt?

Unter Einstellungen → Aufträge aktivierst du Angebote, Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine und legst Startdatum, Zahlungsarten, Bestellherkünfte und Tags fest. Bei Lieferscheinen kannst du zusätzlich zwischen einem Beleg pro Bestellung und einem Beleg pro Shopify-Fulfillment wählen. Prüfe bei fehlenden Belegen die Auswahl und die App-Ereignisse.

E-Mail-Versand

Warum wurde ein Beleg nicht per E-Mail versendet?

Der Versand benötigt einen kostenpflichtigen sevdesk-Tarif, eine gültige Empfängeradresse, die aktivierte Versandoption und bei Rechnungen einen festgeschriebenen Beleg. Zusätzlich können ein noch nicht erreichter Versandzeitpunkt oder ausgeschlossene Bestell- und Kundentags den Versand verhindern. Prüfe die Einstellungen für Rechnungen, Gutschriften oder Aufträge sowie die App-Ereignisse.

Warum wurde der automatische E-Mail-Versand deaktiviert?

Die App übergibt den Versand an sevdesk. Meldet sevdesk eine nicht bestätigte E-Mail-Adresse, ein erreichtes Versandlimit oder eine fehlerhafte SMTP-Verbindung, deaktiviert die App den automatischen Versand für Rechnungen, Gutschriften und Aufträge und zeigt einen Hinweis. Behebe zuerst die Ursache in sevdesk und aktiviere den Versand anschließend in den jeweiligen App-Einstellungen erneut.

Kann ich Rechnungen an eine separate E-Mail-Adresse senden?

Ja. Hinterlege die Adresse in einem Shopify-Metafeld am Kunden oder am Unternehmensstandort und richte es unter Einstellungen → Metafelder → Metafelder lesen ein. Verwende den erzeugten Platzhalter unter Einstellungen → Rechnungen → Rechnungen per E-Mail versenden als Empfänger. Für Standort-Metafelder benötigst du die Berechtigung zum Lesen von Unternehmen; das App-Abonnement muss Metafelder und E-Mail-Versand unterstützen. Ein Beispiel und Hinweise zum Rückfall auf die Standardadresse findest du unter Metafelder lesen.

Beweist ein Versandzeitpunkt, dass die E-Mail angekommen ist?

Nein. Der Zeitpunkt bestätigt, dass sevdesk den Versand angenommen hat. Er belegt weder die Zustellung im Postfach noch, dass die Nachricht gelesen wurde. Prüfe bei Problemen auch Spamordner, Empfängeradresse und die E-Mail-Einstellungen in sevdesk.

Abonnement und Übertragungen

Was verbraucht eine Übertragung?

Das Erstellen einer Rechnung, Gutschrift, eines Angebots, einer Auftragsbestätigung oder eines Lieferscheins verbraucht jeweils eine Übertragung. Kontakte und Zahlungen verbrauchen keine Übertragungen. Änderungen an bereits erstellten Belegen sind ebenfalls kostenfrei.

Wann werden Übertragungen zurückgesetzt?

Das monatliche Rücksetzdatum wird auf der App-Übersicht bei den verbleibenden Übertragungen angezeigt. Beim Reset wird dein Kontingent auf den Ausgangswert des Tarifs gesetzt. Wegen eines aufgebrauchten Kontingents übersprungene Belege werden dabei nicht automatisch nachträglich erstellt; öffne die betreffenden Bestellungen anschließend und starte die Erstellung manuell.

Was kosten zusätzliche Übertragungen und ist ihre Abrechnung aktiv?

Preis und Paketgröße hängen von deinem aktuellen Tarif ab und werden unter Abonnements angezeigt. Ob zusätzliche Pakete abgerechnet werden dürfen, erkennst du am Budget für Nutzungsgebühren im Shopify-Adminbereich unter Einstellungen → Apps → sevdesk → Rechnungs- und Nutzungsgebühren → Nutzungsgebühren. Ohne Budget wird die Belegerstellung nach Verbrauch des Kontingents angehalten; mit Budget kann sie bis zu diesem Limit fortgesetzt werden. Die Zusatzabrechnung gibt es nur bei monatlichen Abonnements, und nicht verbrauchte zusätzliche Übertragungen werden nicht in den nächsten Abrechnungszeitraum übernommen. Mehr dazu findest du unter Abonnement und Übertragungen.

Wie wechsle oder kündige ich mein Abonnement?

Öffne Abonnements, um einen anderen Tarif zu wählen oder in den kostenlosen Tarif zu wechseln. Tarifänderungen können nur mit einem Shopify-Benutzer bestätigt werden, der App-Kosten genehmigen darf.

Steuern, Netto-Darstellung und B2B

Wann erstellt die App Netto-Rechnungen?

Weist eine Shopify-Bestellung ihre Preise ohne Umsatzsteuer aus, stellt die App sie auf der Rechnung netto dar. Zusätzlich kannst du unter Einstellungen → Rechnungen → Rechnungsarten → Netto-Rechnungen die Netto-Darstellung für Kunden mit USt-ID am sevdesk-Kontakt, bestimmte Tags oder alle Bestellungen aktivieren. Die Darstellung allein entscheidet nicht, ob ein Umsatz steuerfrei ist; dafür sind die Steuerdaten der Bestellung und die gewählte sevdesk-Umsatzsteuerregel maßgeblich.

Welche Steuerkonfiguration muss stimmen?

Die App übernimmt Preise, Steuerbeträge, Lieferland und Versandsteuern aus der Shopify-Bestellung und ordnet anschließend die passende sevdesk-Umsatzsteuerregel zu. Prüfe deshalb unter Einstellungen → Steuern sowohl die Shopify-Steuerkonfiguration als auch die Zuordnung der Umsatzsteuerregeln. Teste vor dem Live-Betrieb mehrere typische Bestellungen mit einem Testbeleg. Für besondere Fälle helfen die Anleitungen zu Geschäftskunden, Kleinunternehmern und zur Versandsteuerkorrektur.

Woher nimmt die App die USt-ID eines Geschäftskunden?

Unter Einstellungen → Steuern → Umsatzsteuer-Identifikationsnummern erkennen legst du fest, welche Shopify-Daten durchsucht werden. Möglich sind – abhängig von App-Tarif und Berechtigungen – unter anderem Kundensteuerdetails, Shopify-Unternehmensstandorte, Bestellfelder, Tags und Adressen. Die Standortabfrage ist in allen App-Abonnements enthalten und unterstützt Shopify Basic, Grow, Advanced und Plus. Die App prüft das Format eines Treffers, bestätigt aber nicht dessen steuerliche Gültigkeit. Mehr dazu findest du unter Geschäftskunden und USt-IDs.

Warum korrigiert die App Steuern auf Versandkosten?

Shopify kann Versandkosten bei Bestellungen mit unterschiedlichen Steuersätzen anders aufteilen, als sie für den Beleg benötigt werden. Die optionale Versandsteuerkorrektur verteilt die Versandkosten anteilig nach den Netto-Warenwerten und Steuersätzen. Aktiviere sie nur, wenn der dort beschriebene Fall auf deinen Shop zutrifft, und kontrolliere das Ergebnis mit einem Testbeleg.

Rabatte, Gutscheine und Rundungsdifferenzen

Warum weicht die Rechnungssumme um wenige Cent ab?

Shopify und sevdesk können prozentuale Rabatte unterschiedlich runden. Unter Einstellungen → Rechnungen → Rundungsdifferenzen legst du fest, wie die App solche Abweichungen ausgleicht. Prüfe das Ergebnis anschließend mit einem Testbeleg.

Warum erscheint ein Rabatt als eigene Rechnungsposition?

Unter Einstellungen → Rechnungen → Rundungsdifferenzen steuert „Zeige Gesamtrabatte als eigene Positionen an“ die normale Darstellung. In einzelnen Fällen überträgt die App einen Rabatt oder Ausgleich dennoch als eigene Position, damit die von Shopify vorgegebene Gesamtsumme und die Steuerberechnung in sevdesk übereinstimmen. Das ist insbesondere bei prozentualen Rabatten und unvermeidbaren Rundungsabweichungen möglich.

Wie behandelt die App Shopify-Geschenkgutscheine?

Beim Verkauf eines Geschenkgutscheins kannst du unter Einstellungen → Bestellungen → Gutscheine festlegen, dass die Gutscheinposition nicht auf den Beleg übernommen wird. Ein beim Kauf eingelöster Geschenkgutschein ist dagegen normalerweise eine Zahlungsart und kein Rechnungsrabatt: Die Waren bleiben zum vollen Wert auf der Rechnung, während die Zahlung über die Zahlungseinstellungen abgebildet wird. Bereits festgeschriebene Belege werden durch eine Änderung dieser Einstellung nicht nachträglich verändert.

Texte und Shopify-Abgleich

Wie übertrage ich Eigenschaften einer Bestellposition auf die Rechnung?

Füge unter Einstellungen → Rechnungen → Rechnungsaufbau → Positionstexte den Platzhalter [% ITEM.PROPERTIES %] für alle Eigenschaften oder beispielsweise [% ITEM.PROPERTY.GRAVUR_TEXT %] für eine einzelne Eigenschaft ein. Namen werden großgeschrieben und Leerzeichen durch Unterstriche ersetzt; Umlaute bleiben erhalten und ß wird zu SS. Mit einem Unterstrich beginnende Eigenschaften werden nur in ITEM.PROPERTIES ausgeblendet und können weiterhin einzeln angesprochen werden. Soll die Beschriftung bei einem fehlenden Wert ebenfalls entfallen, verwende beispielsweise [% IF ITEM.PROPERTY._FRESSGITTER %]Fressgitter: [% ITEM.PROPERTY._FRESSGITTER %][% END %]. Bereits festgeschriebene Belege werden durch eine Änderung der Vorlage nicht nachträglich verändert. Weitere Beispiele findest du unter Texte formatieren.

Kann ich die Shopify-Bestellnummer als Rechnungsnummer verwenden?

Ja. Aktiviere im Expertenmodus unter Einstellungen → Rechnungen → Rechnungsnummer „Shopify-Bestellnummer als Rechnungsnummer“. Stelle vorher sicher, dass Bestellnummern dauerhaft eindeutig sind. Wenn mehrere Shopify-Shops dasselbe sevdesk-Konto verwenden, benötigt jeder Shop ein eigenes Bestellnummern-Präfix.

Wann markiert die App eine Shopify-Bestellung als bezahlt?

Wenn du „Zahlungsstatus von Rechnungen übernehmen“ aktivierst, kann die App eine noch ausstehende Shopify-Bestellung als bezahlt markieren, sobald die zugeordnete Rechnung bezahlt ist und die Beträge übereinstimmen. Dafür benötigt sie die zusätzlichen Berechtigungen WRITE_ORDERS und READ_ALL_ORDERS.

Shopify Sidekick

Was kann Sidekick mit der sevdesk-App tun?

Sidekick kann Bestellungen, Rechnungen, Gutschriften, Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Erstattungen, App-Ereignisse, Übertragungen und ausgewählte Einstellungen abfragen. Aktionen wie Rechnungserstellung oder E-Mail-Versand werden nur vorbereitet und müssen anschließend in der App bestätigt werden. Eine Übersicht findest du unter Shopify Sidekick.

Kann Sidekick Einstellungen oder Belege selbstständig ändern?

Nein. Die bereitgestellten Abfragen sind schreibgeschützt. Bei einer angebotenen Aktion öffnet Sidekick die passende App-Ansicht; erst deine Bestätigung startet sie. API-Tokens und andere Zugangsdaten werden nicht an Sidekick ausgegeben.

Warum kennt Sidekick ein ganz neues Ereignis noch nicht?

Shopify-Ereignisse und sevdesk-Antworten können kurz verzögert verarbeitet werden. Frage nach einem Moment erneut oder öffne die Bestellung und prüfe ihre App-Ereignisse. Sidekick zeigt nur den von der App bereits gespeicherten Stand.

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Nutze die HelpDesk-Suche oder sende uns über das Kontaktformular die Shopify-Bestellnummer und eine kurze Beschreibung. Bei einem konkreten Verarbeitungsproblem helfen außerdem die sichtbaren App-Ereignisse der Bestellung.